Een advertorial van onze keurmerkopleider: NIMO Project Management Growth.

advertorial goed opdrachtgeverschapHoe bijzonder is het dat er nog steeds projecten zijn waarvan niet duidelijk is wie de opdrachtgever is: Een project dat gestart is vanuit een goed idee, met een projectleider die niet precies weet wat het hogere doel is van het project, wat de kaders zijn waarbinnen aan wie hij of zij verantwoording aflegt, en hoe en wanneer het project naar tevredenheid kan worden afgerond?


Wij zien dit terug bij meerdere organisaties; vooral waar projecten niet een kernactiviteit zijn, maar naast het gewone werk worden gedaan. Vaak is onduidelijk welke projecten er allemaal lopen en wat de status is. En is er als opdrachtgever vaak een groep mensen benoemd, zoals ‘het managementteam’ of ‘de afdeling Beheer & Onderhoud’. Wanneer wij dan verder doorvragen, zien wij dat dit soort projecten meestal niet het meest efficiënt worden doorlopen, zonder duidelijke tussenresultaten en met een ‘los zand’-team dat vooral bestaat uit een ijverige projectleider.

De eerste stap naar verbetering begint bij Goed Opdrachtgeverschap

In ons boek ‘Opdracht geven met resultaat’ hebben wij onze best practices met opdrachtgevers verzameld en vertaald naar de volgende vier dimensies:

·       het project (type, kenmerken en welke eisen het stelt)
·       de context (waarbinnen jij en het project geplaatst worden)
·       de projectmanager (de kwaliteiten en je relatie met hem/haar)
·       ik als opdrachtgever

Voor elk van deze dimensies zijn er een aantal vragen die jij jezelf als goede opdrachtgever kunt stellen. Onderstaand enkele praktische voorbeelden, aangevuld met een aantal randvoorwaarden.

Het project

Zijn er genoeg meetbare te vieren succesmomenten?

Fasering is belangrijk om via meetbare tussenresultaten beheerst naar een eindresultaat te werken. Natuurlijk zijn faseovergangen momenten die je moet vieren; als team heb je namelijk weer een mijlpaal bereikt! Denk ook na over andere te vieren succesmomenten, zoals een geslaagde presentatie voor de board of een goed gelezen nieuwsartikel op social media. Ook deze ‘kleinere’ succesmomenten vergroten de betrokkenheid en motivatie van zowel het projectteam als jezelf en jouw opdrachtgever.

Draagt het projectresultaat bij aan het doel dat ik nastreef?

Natuurlijk heeft het project doelstellingen in lijn met de strategie van de organisatie. In hoeverre kan je ook zorgen dat je met het project jouw eigen (organisatie-)doelstellingen kan bereiken? Door daar open over te zijn naar de projectmanager en jezelf als opdrachtgever vergroot dit de kans op succes.

De context

Is het mandaat geregeld?

Denk na over je positie als opdrachtgever, en het onderscheid tussen formeel en informeel mandaat. Een leidinggevende functie betekent niet per definitie dat het informele mandaat ook goed is geregeld, zeker bij grotere projecten die de hele business raken. Werk hieraan.

Ken je alle stakeholders rondom het project?

Onmogelijk. Of toch niet? Verdiep je in de stakeholders, hun (persoonlijke) belangen, hun invloed, hun (on)zichtbaarheid. Doe dit samen met de projectmanager en andere direct betrokken stakeholders. Samen creëer je het draagvlak dat nodig is om het project een succes te laten zijn.

De projectmanager

Zal hij of zij open zijn over het verloop van het project?

Wees je bewust van je positie en invloed als opdrachtgever. Geef ruimte aan de projectmanager om twijfels te uiten, wuif ze niet weg maar leer echt te luisteren naar wat er wordt gezegd, ook tussen de regels door. Zoek met elkaar een goede spanning tussen wens en realiteit. Waardeer openheid en geef zelf het goede voorbeeld.

Krijgt hij of zij lichtjes in zijn ogen als hij of zij over het project praat?

Projectenwerk is gaaf, uitdagend, uniek, mooi. De projectmanager is daarbij het voorbeeld voor het team, dat zo wordt geïnspireerd om het beste uit zichzelf te halen. Kijk met elkaar hoe je die spirit kunt benutten.

model uit boek

Ik als opdrachtgever

Ben je besluitvaardig? Heb jij lef?

In projecten moeten keuzes gemaakt worden. Soms (of regelmatig) gaat het anders dan oorspronkelijk bedacht. Dat vraagt om keuzes, assertiviteit, lef. Om nee te durven zeggen tegen nog een uitbreiding van de scope. Om soms een project te stoppen als het niet datgene gaat brengen wat de business case beloofde. En om de teamsamenstelling nu eens eindelijk vast te houden op dit project, ook al lijkt een wisseling wegens andere prioriteiten op korte termijn aantrekkelijk.

Voel jij positieve energie?

Denk niet alleen, maar durf te voelen. Naast alle cijfers, projectplannen en risicodossiers, is de persoonlijke drive om het project tot een succes te maken zo ongelooflijk belangrijk. Ga ervoor! Wees die opdrachtgever die jij zelf ook zou willen hebben.

Een bijdrage van

Bart Hoitink NIMO
Bart Hoitink, CEO – NIMO Project Management Instituut

boek Being the Project SponsorWil je na het lezen van dit artikel meer weten over goed opdrachtgeverschap?

Deel met ons jouw ervaring (met jouw opdrachtgever of jij zelf als opdrachtgever) en maak kans op 1 van de 10 exemplaren van het boek ‘Opdracht geven met resultaat’ of de Engelstalige versie ‘Being the Project Sponsor’ die wij uitgeven. Stuur je reactie naar learning@nimo.nl.

www.nimo.nl

learning@nimo.nl

033 472 00 73

Over NIMO

Wij dragen bij aan succesvolle projecten waar mensen met trots en plezier in groeien. Dit doen wij door ontwikkeling van de competenties én door borging van de toepassing hiervan in de projectpraktijk. Wij geloven dat jij als project professional hierdoor groeit en succesvoller bent in het behalen van jouw persoonlijke doelen en projectresultaten.

Logo Nimo

0 Reacties

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

*

©2020 IPMA Nederland - Platform Projectmanagement

Neem contact op

We zijn nu niet online. Maar je kan ons een email sturen, dan nemen we zo spoedig mogelijk contact op.

Versturen

Log in met je gegevens

of    

Gegevens vergeten?

Create Account