IPMA-NL nieuwsbriefEen advertorial van onze keurmerkopleider: De Project Academie

Zicht op innovaties met behulp van de OK! methode.

Het thema van deze nieuwsbrief van IPMA gaat over innovaties. Wij denken oprecht dat innovaties vaak niet goed van de grond komen, vanwege het feit dat er geen methode is waarbinnen de teamdynamiek zich in alle vrijheid kan ontplooien. Er zijn diverse losse tools, maar geen geïntegreerde tools. Daardoor verdwijnen 1.001 goede ideeën van vakbekwame, creatieve medewerkers in de prullenbak, terwijl deze wel naar boven zouden komen als er echt diepte-dialoog gevoerd zou worden. De OK! methode biedt de structuur voor een dergelijke dialoog. Het resultaat van deze dialoog blijkt uit het citaat van één van de deelnemers aan een OK! adviestraject:

“Door toepassing van de OK! methode om samen met mijn MT teamleden te komen tot een geïntegreerd strategisch plan gericht op meervoudige waardeontwikkeling leerde ik de invalshoeken van mijn collega’s veel beter begrijpen en ontdekte ik hoe sterk mijn eigen strategische projecten samenhangen met die van mijn collega’s”. (Sander Kremer, marketing en online-verkoop manager Schuurman schoenen)


Procesinnovatie

Het gezamenlijke leerproces rondom strategie begeleiden wij op META-niveau, waardoor de strategiebepaling in de goede volgorde wordt uitgevoerd. Het team verdwaalt daardoor niet in geharrewar en teamleden leren elkaar echt begrijpen. Tegelijkertijd is er door de goed doordachte structuur veel ruimte voor humor, creativiteit en vooral ook het inbrengen van eigen invalshoeken. Dat verbindt zowel de sociale als de inhoudelijke cohesie binnen het team en doorbreekt zonder meer het gevoel er alleen voor te staan als ondernemer en manager. De aanpak zelf wordt door MKB ondernemers ervaren als een proces-innovatie: “zo zijn wij nog nooit met onze strategie bezig geweest!”

Tijdens de in company trajecten doorlopen we acht tot negen intensieve dialoogsessies van vier uur met het voltallige managementteam. Het resultaat: een strategisch plan gericht op het realiseren van een evenwichtige meervoudige waarde-balans, inclusief projecten waarmee de gekozen richting vorm en inhoud krijgt.

Principieel uitgangspunt: meervoudige waarde-ontwikkeling

We laten het managementteam altijd de toekomstbestendigheid van hun antwoorden doordenken in de vorm van scherp nadenken over de toekomstige mogelijke effecten van gegeven antwoorden voor alle belanghebbenden in en rondom de organisatie. We toetsen de toekomstbestendigheid op de invloed van het strategisch handelen op de volgende zes waarden: de menselijke waarde, sociaal relationele waarde, intellectuele waarde, materiële waarde, natuurlijke waarde en financiële waarde. Deze zijn ontleend aan het IIRC-model en moeiteloos te koppelen aan de 17 Sustainable Development Goals van de UN. Als één van de waarde-soorten een negatief effect heeft op de andere waarde-soorten, ontstaan vroeg of laat fricties in de keten en/of de maatschappij en/of zelfs de wereldorde. Daarom hanteren we het ‘IIRC outcome principe’: breng de geïntegreerde keteneffecten van gerealiseerd output zorgvuldig met elkaar in een balans!

Toen Ray Anderson van Inferface.com in 1996 door een klant de vraag gesteld werd ‘wat doet u voor het milieu?’, was dat voor hem een omkeervraag. Zijn directe gedachte was: ‘als wij doorgaan, zoals we nu werken, bestaat mijn bedrijf over 50 jaar niet meer!’ Vervolgens is hij het bedrijf gaan leiden richting onmogelijke doelen. Dat riep zoveel creativiteit op dat bijvoorbeeld het waterverbruik voor de productie met  meer dan 96% is teruggebracht t.o.v. 1996 en maakt het bedrijf nu tapijttegels met <0 CO2 uitstoot.

De stappen in het innovatieve proces dat wij met de managementteams doorlopen, lichten we in dit artikel in vogelvlucht toe.

Stap 1: Waarnemen van de omgeving

Het gehele managementteam vult voorafgaand aan de eerste dialoogsessie een vragenlijst in over alle actoren en factoren die van belang zijn in de omgeving. De antwoorden op de vragen legt ieder teamlid vast in de OK! webapplicatie, inclusief hun gedachten over potentiële kansen dan wel bedreigingen. Zo ontstaat een meervoudige waarde diagram vanuit extern perspectief, die wordt bepaald door een gewogen weging van de gegeven antwoorden op de vragen. Zie figuur 1. Omdat de teamleden nagenoeg per definitie anders in de wedstrijd zitten, worden individuele verschillen in zienswijze zichtbaar. Vragen als “hoe kan het dat jij zo’n andere meervoudige waarde grafiek hebt dan ik?” komen regelmatig voor.

Dit is een goed moment om de vastgelegde antwoorden in de OK webapplicatie zichtbaar en bespreekbaar te maken. Vanuit de dialoog, die regelmatig pittig is, ontstaat per vraag een overeengekomen vastlegging in de OK! database en dus ook een gezamenlijk overeengekomen waarde-grafiek.

IPMA-NL nieuwsbrief

Figuur 1: Twee meervoudige waarde-grafieken na de eerste individuele invulling van de vragen in de OK applicatie.

Stap 2: Waarnemen van de interne organisatieaandachtsgebieden

Vanuit de achtergrond van de bewegingen in de omgeving stappen we naar binnen. Hoe geeft het team vanuit intern perspectief antwoord op dat wat buiten speelt? Alle teamleden beantwoorden ook nu de interne vragen over strategie, leiding, cultuur, structuur, bedrijfsprocessen, bedrijfsmiddelen, juridische factoren, personeel & talent en financiën eerst individueel. Dit leidt tot de individuele meervoudige waardegrafiek vanuit intern perspectief en ook nu ontstaat via de dialoog een gezamenlijke waarde-grafiek. Te allen tijde is het voor het team mogelijk om vastgelegde percepties die aan de meervoudige waarde grafieken ten grondslag liggen terug te lezen en terug te halen. Vaak ook worden ze versterkt en verrijkt door extra bewijsmateriaal toe te voegen: een artikel; een gerealiseerd kengetal; een verwijzing naar een wet; een link naar een waardevolle website; et cetera. Op deze wijze creëert het managementteam inzicht in wat nu sterk en zwak is, maar vooralbeoordelen ze in initieel of dat wat nu sterk is ook voor de toekomst een kwaliteit genoemd kan blijven worden. Vaak blijken gegeven waardeoordelen over de tevredenheid van nu niet tevredenstellend voor de toekomst.

Stap 3: Waarnemen van de vermogens van mensen

Mensen verbinden hun organisatie met de omgeving. Hoe sterk en/of zwak zijn de netwerken van mensen waarmee wordt samengewerkt? Hoe professionaliseren en verbinden mensen zich? Hoe effectief organiseren en veranderen ze? Leidt dit tot de meervoudige waarde-creatie die je samen wilt? We werken met een diversiteit aan testen, waardoor teamleden elkaar beter gaan begrijpen en ook leren inzien waarom het samenwerken gaat zoals het gaat.

Stap 4: Geprioriteerde ketens van samenhang realiseren

Dit is een bijzonder krachtige stap in de methode. Alle in de OK webapplicatie overeengekomen vastleggingen worden op de banner van de OK methode geplakt, waarna het team bij herhaling een paar eenvoudige vragen krijgt voorgelegd: welke kans/bedreiging uit de omgeving is dusdanig groot dat deze echt aandacht behoeft? De puzzel om te kiezen voor een waarneming roept direct het proces van gesprek en dialoog op. Dat versterkt zich door de tweede vraag: welke waarnemingen uit de omgeving zijn hieraan gerelateerd? En de derde vraag: welke interne organisatie-aandachtsgebieden moeten aandacht krijgen om deze kans te kunnen benutten? Het afdeling overstijgende gesprek – de muren tussen de kokers vallen letterlijk weg, omdat het proces zich richt op samen puzzelen –  leidt meestal tot 5 tot 8  ketens van samenhang. Samen bepalen ze de strategische richting van de organisatie. Zie figuur 2, waarin op de linker foto zichtbaar is op welke wijze het team rondom hun eigen waarnemingen op de OK! methode de Ketens van Samenhang bepaalt.

IPMA-NL nieuwsbrief

Figuur 2: Samen rondom de waarnemingen op de OK! methode Ketens van Samenhang bepalen.

Op basis van ERNST, URGENTIE en GROEI bepaalt het MT-team de prioritering. Omdat alle waarnemingen in de OK webapplicatie gekoppeld zijn aan minimaal één waardesoort (bijvoorbeeld: energieverbruik aan natuurlijke waarde; personeelsverloop aan menselijke waarde; klanttevredenheid aan intellectuele en sociaal relationele waarde; perceptie actiegroepen aan intellectuele waarde; et cetera) kan bij het bepalen van de ERNST, URGENTIE en GROEI van de Ketens van Samenhang ten opzichte van elkaar direct een koppeling worden gelegd naar één of meer te beïnvloeden waarde-soorten.

Nu de richting en prioritering is bepaald, gaat het team over tot het bepalen en doorlopen van de oplossingsaanpak. Wat moet er gedaan worden om de richting die voortkomt uit de ketens van samenhang op te pakken? Om tot deze oplossingen te komen, pakken we de waarnemingen in de Ketens van Samenhang op om gericht te werken aan oplossingen. We onderscheiden in de methode oorzaakgericht onderzoek, besluitvormingsgericht onderzoe, implementatiegericht onderzoek en evaluatiegericht onderzoek. De vier vormen van onderzoek begeleiden we wederom op basis van een goed uitgedachte META-methode, zodat het team helder en duidelijk weet: deze stappen gaan we doorlopen. De koers is helder. De inhoud ontvouwt zich vervolgens via heldere methodische stappen, waarbinnen veel ruimte is voor dialoog, creativiteit en analyse!

Stap 5: Achterhalen van oorzaken: waarom is dit vraagstuk er?

We doorlopen met het team 7 kernvragen, waardoor ze de meest waarschijnlijke oorzaak leren opsporen en via verificatie bepalen of dit ook echt de juiste oorzaak is. Een oorzaakgerichte vraagstuk is bijvoorbeeld: hoe komt het dat de filiale A,B en C significant beter presteren dan de filiale X, Y en Z? Door scherp te vergelijken, leert het team op basis van de kenmerken en veranderingsmomenten in het verleden van de ene groep filialen ten opzichte van de andere uit een diversiteit aan mogelijke oorzaken de meest waarschijnlijke oorzaken ontdekken. Deze worden geverifieerd, waarna een bevestiging leidt tot het aanpakken van de juiste oorzaak in plaats van één of meer symptomen.

Stap 6: Gestructureerd besluitvorming: welk besluit moeten we nemen?

Vaak zijn er voor de oplossing van vraagstukken meerdere alternatieven denkbaar. Als er nog uit alternatieven gekozen kan worden, is het goed om dit gestructureerd te doen. Ook hier volgen we weer zeven gestructureerde vragen waarover het team goed moet nadenken. De keus wordt uiteindelijk bepaald door het alternatief dat het beste voldoet aan de meervoudige waarde criteria en ook qua risico’s goed haalbaar blijkt.

Stap 7a Implementatieplannen opzetten. Stap 7b Implementaties beheerst uitvoeren.

Ook dit is een zeer krachtige vragenlijst, die één of meer managementteamleden voorbereiden en presenteren aan het gehele team. De belangrijke elementen uit projectmanagement krijgen aandacht en leiden tot implementatieplannen die door het gehele team begrepen worden. De voorgaande stappen voegen zich in deze stap samen tot één of meerdere plannen, waarmee de meervoudige waarde-balans verbeterd kan worden. Overigens passen we deze methode ook vaak toe bij het professionaliseren van het projectmatig werken. De vragen leiden rechtstreeks naar goed doordachte en onderbouwde plannen.

Tijdens stap 7b krijgt het uitvoerend team wederom te maken met gestructureerde vragen, die hen in staat stellen de voortgang gedegen bij te houden en de risico’s en kansen onderweg te managen. Ook deze vragen zijn binnen iedere project zinvol en direct toepasbaar.

Stap 8: Evalueren van de doorlopen stappen; het samenwerkingsproces en de producten

Uiteraard zijn er ook gestructureerde vragen voor het bepalen van de tevredenheid en effectiviteit van het doorlopen proces en de daarin gehanteerde stappenplannen. De werkelijke effectiviteit van het opgeleverde product wordt een aantal keren geëvalueerd. Je wilt immers weten of de projecten die effecten realiseren die je van te voren had beoogd. Het antwoord op deze vraag komt overigens ook voor uit het herhalend doorlopen van de OK! methode. Door na een (half) jaar of na een aanzienlijke verandering in de samenstelling van het managementteam opnieuw de waarnemingscyclus te doorlopen, wordt zichtbaar in hoeverre de meervoudige waarde-grafiek zich verbeterd heeft.

Tot slot

Tijdens in company trajecten rondom het thema strategie en portfolio doorlopen we de OK! methode rondom de vraag: hoe realiseer je met het gezamenlijke managementteam een meervoudige waarde strategie die ook daadwerkelijk operationeel wordt uitgevoerd? Ons antwoord daarop is: door gestructureerd met de juiste belanghebbenden intensief dialogiserend een stappenplan te doorlopen, dat leidt tot ‘geprioriteerde ketens van samenhang’ en van daaruit tot besluiten en samenhangende projecten die daadwerkelijk leiden tot vernieuwing en verbetering van uw organisatie!

De Project Academie biedt samen met Organisatie-Kundig ook open trainingen aan over de achtergronden en het toepassen van de OK! methode binnen uw organisatie. De volgende links leiden u naar plekken, waar u nader kennis kunt maken met de inhoud die in dit artikel is beschreven:

Over De Project Academie

De Project Academie is hét trainingsbureau op het gebied van project-, portfolio- en programmamanagement.

Of u nu opdrachtgever, project-, programmamanager of projectondersteuner bent, wij hebben opleiders die op maat en in samenwerking specialisten van u en uw medewerkers maakt.

0 Reacties

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

©2020 IPMA Nederland - Platform Projectmanagement

Neem contact op

We zijn nu niet online. Maar je kan ons een email sturen, dan nemen we zo spoedig mogelijk contact op.

Versturen

Log in met je gegevens

of    

Gegevens vergeten?

Create Account