Bereik de mens: simpel kan juist genoeg zijnHoe sneller en doeltreffender je projectmens in een verandering mee te nemen.

Ingewikkeld doen is makkelijk, simpel maken is moeilijk. Heb je ooit bij een ingewikkeld verhaal zo gedacht: je begrijpt alles wat op de pagina staat, je slaat hem om en dan vraag je jezelf af “hoe ging het nogmaals”?

Ik kom regelmatig in situaties waar complexe veranderingen moeilijk gaan. Vaak kunnen mensen niet inzien wat er met hun stuk gaat gebeuren en welke gevolgen zal dat hebben.

Processchema’s, TBV lijsten, organigramma’s… OK, duidelijk. Maar… hoe ging het nogmaals? En, wat wordt er van mij precies verwacht?


“Maak het zo simpel mogelijk, maar niet simpeler dan dat”

Er zijn meerdere citaten zoals deze zin, toegeschreven aan Einstein. Het meest toepasselijke vond ik dat van Leonardo ”Eenvoud is de ultieme verfijning”. Er zit veel werk in verfijnen, maar dat wordt dubbel en dwars terugverdiend. Toen ik aan mijn recente verfijning begon, vroeg ik: “Hoe simpel moet het worden? Jip en Janneke”? Het antwoord was: “Nee, denk liever aan Nijntje”. Wij gingen aan het werk met het opstellen en publiceren van handige “kookbladen”, waar je in één oogopslag op een A4-tje kon zien hoe het moet, inclusief voorbeeld. Dus, geen pagina omslaan en zich afvragen “hoe ging het nogmaals”? Wij zullen samen een paar voorbeelden doornemen en ook jouw ervaringen bespreken.

Wat als mensen anders doen dan de bedoeling is?

Hoe simpel dan ook, voor sommigen zal het te ingewikkeld blijven. Olifanten kiezen de kortste weg voor hun pad van rustplaats naar waterbron, ongeacht van wat door andere dieren al is aangelegd. Olifanten zijn groot, invloedrijk en duiden geen tegenspraak. Mensen nemen olifantenpaadjes ook graag als de aangewezen weg te lang of te moeilijk is. Voor een succesvolle verandering, is het niet de bedoeling dat mensen olifantenpaadjes nemen en de oude, vaak kortere, werkwijze blijven gebruiken. Wat te doen in zulke situaties? Verbieden, forceren of de door mensen aangewezen kortere wegen als voorbeelden nemen voor verdere verbeteringen? De meningen zijn uiteenlopend. In dit betoog zullen er voorbeelden worden gegeven hoe mensen kunnen worden overtuigd om een langere weg te nemen als er een kortere weg nog moet worden aangelegd.

Bied hulp aan als een “maatje” in vertrouwenssfeer

Vaak vinden mensen het moeilijk om in het openbaar om uitleg te vragen. Dit is sterk afhankelijk van persoonlijkheid en cultuur. Het invoeren van een “maatje” (“buddy”) concept helpt om de drempels voor “domme” vragen weg te nemen. Daarnaast creëer je het gevoel van zekerheid dat fouten worden opgevangen en tijdig gecorrigeerd.  Hoe dan ook vereenvoudigd, persoonlijke casussen zullen bijzonderheden bevatten. Als “buddy” en een soort mentor, neem je jouw collega stap voor stap door zijn/haar casus en bijzonderheden. Het kan ook zijn dat onze vereenvoudigen te ver gingen zodat bijzonderheden onderbelicht zijn gebleven. Wij zullen kijken hoe je met bijzonderheden kunt omgaan en toch simpel kunt blijven.

Hoe ga je om met individuele en cultuurverschillen?

In onze voorbeeldsituatie hebben wij te maken met twee verschillende culturen: de Franse en Nederlandse. Het begrijpen van elkaars cultuurverschillen en daar naar handelen is cruciaal voor een vruchtbare samenwerking. Er zijn leuke anekdoten, maar ook serieuze wetenschappelijke overzichten van cultuuraspecten. Wij zullen een aantal kenmerken, ”dos” en “don’ts” als voorbeeld op een rijtje zetten. Je krijgt ook referenties en handvatten waarmee je in jouw eigen omgeving meteen aan de slag kunt.

Gereedschappen voor werken op afstand kunnen helpen

In de laatste jaren werkt men steeds meer digitaal en die trend zet zich voort. Het gebruik van middelen en gereedschappen op om afstand te werken is sterk toegenomen en veel organisaties hebben die reeds standaard voor alle medewerkers beschikbaar. Deze middelen zijn geen haarlemmerolie, maar kunnen efficiency aanzienlijk vergroten: vergaderingen op verschillende locaties, kennisborging, snelle beantwoording. Bij de invoering van deze werkwijze in ons voorbeeld hebben wij gehoord: “Dit allemaal is mij té modern!”. Maar, het heeft toch ontzettend goed gewerkt. Hoe dan? Dat bespreken wij samen in de sessie.

Hoe zorg je dat het resultaat blijft leven?

Het uitvoeren van een verandertraject wordt regelmatig binnen een veranderprogramma projectmatig gedaan. Een continue verbetering vraagt om een cultuurverandering, en dat heeft een lange adem nodig. Rome wordt ook niet in één dag gebouwd (trouwens, het kon wel binnen een paar dagen worden vernietigd). Met elke stap in de goede richting kun je zorgen voor een behapbare verandering die jou steeds verder brengt. In deze sessie zal je zien hoe wij projectsporen in de organisatie hebben achtergelaten: aanhouden van goede praktijken, ophouden met waardeloze dingen, intensiveren van zaken die nog meer potentie hebben, beginnen met nieuw ontdekte mogelijkheden. Hopelijk kom jij ook met voorbeelden die wij met z’n allen kunnen delen.

Een bijdrage van

Davor RaićDavor Raić: Ik ben voor meer dan de helft van mijn professionele leven als projectmanager met mensen bezig, waarvan de laatste tien jaar als een zelfstandige professional. Dé mens staat voor mij centraal en mijn passie is mensen helpen om iets beters en waardevols samen te bereiken. De kern is dat het leuk en met een gezonde dosis van humor moet zijn. De technologieën en gereedschappen voor teams en op afstand werken spelen tegenwoordig een zeer grote rol; daarvan ben ik een actieve promotor en coach.

Davor Raić
Ticket IPMA-NL VAKdag

0 Reacties

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

*

©2022 IPMA Nederland - Platform Projectmanagement

Neem contact op

We zijn nu niet online. Maar je kan ons een email sturen, dan nemen we zo spoedig mogelijk contact op.

Versturen

Log in met je gegevens

Gegevens vergeten?