Handreikingen voor het omgaan met chaos in complexe opgaven

Dit boek wil een perspectief geven op het managen van opgaven waarbij het benodigde resultaat bij het begin nog onvoorspelbaar is en er wel zekerheid over tijd en kosten gewenst is. Een herkenbare uitdaging in de wereld van projecten.

 

Zelf typeren de auteurs het boek meer als een handleiding voor het opereren in een complexe omgeving dan een handleiding voor het succesvol maken van een project. Centraal staat het uitgangspunt dat er in chaos ordes te zien zijn, en dat chaordisch projectmanagement erop gericht is die ordes te gebruiken.

 

Sturen in chaordische projecten is de kunst om onderscheid te maken tussen de chaotische momenten en relatief rustigere momenten in een project. Op basis van wetenschappelijk onderzoek ontwierpen de auteur 11 interventies voor die relatief rustige momenten. De auteurs onderscheiden drie soorten van die zogenaamde focusperioden: scoping, creating en completing. Goed zien wat voor soort focusperiode aan de orde is, helpt een projectmanager de aandacht van het team te richten op effectieve werkzaamheden.

 

Belangrijk is te beseffen dat een project niet lineair of iteratief deze perioden als fasen doorloopt. Het is aan de projectmanager om bewust te kiezen waar focus op gelegd wordt, en voor hoe lang (van een enkel uur tot enkele weken). Het bewust kiezen leidt de mindset en het gedrag van de projectmanager en de mensen om hem heen.

Scoping is de periode waarin de vraag verhelderd wordt; het uitwisselen van verwachtingen staat centraal. 

Creating is de periode waar het maken, falen en doorgaan centraal staat.

Bij Completing gaat het om afronden en overdragen van (tussen)resultaten. Tussen deze focusperioden door, en ook erin, mag er chaos zijn. Dan zouden er geen interventies moeten zijn maar zou de tijd genomen moeten worden om oplossingsrichtingen uit te laten kristalliseren.

De auteurs beschrijven uitgebreid interventies per focusperiode. Interventies in perioden van Scoping zijn gericht op het verhelderen van doelen, waarden, procesfactoren als tijd en geld, klantbehoeften en omgevingsbelangen. Ook het initiëren van het projectteam krijgt aandacht.

 

In perioden van Creating zijn de interventies gericht op het ontwikkelen van oplossingen, het invullen van benodigd leiderschap en het richting geven cq. kaderen van het projectteam. Chaordisch projectmanagement vraagt in deze periode een bewuste keuze van de aanpak. Vier mogelijke benaderingen worden beschouwd: lineair ontwerpen, scrummen, design thinking en de ontwikkelingsbenadering. Dit is ook de periode om in de chaos ordes te zien zijn en daarop te acteren.

 

Het boek geeft 5 wetmatigheden en daaruit volgende lessen om mee te bewegen met een organisch verlopend project. Creativiteit en het leren van fouten worden in deze periode met de beschreven interventies versterkt. In een focusperiode van Completing gaat de aandacht uit naar het opleveren en overdragen van (tussen)resultaten en het evalueren van het proces, de samenwerking en de waarde van de resultaten.

 

Het boek is toegankelijk geschreven en nodigt ook uit om als naslagwerk gehanteerd te worden. De positionering in de creatieve industrie is zeker geen beletsel voor mensen die in andere contexten te maken hebben met complexe uitdagingen die projectmatig aangepakt worden. Ook voor hen is dit boek van waarde.

 

Verwacht geen handleiding voor een startende projectmanager of -medewerker. Enige praktijkbagage als referentie helpt om het gedachtengoed en de interventies te doorgronden en toepasbaar te maken in het dagelijks projectleven. Vooral de perspectieven op ordes in chaos en de wijze waarop door te schakelen tussen de focusperioden deze chaos met de beschreven interventies bewust te lijf gegaan kan worden, is een interessante toevoeging aan de literatuur over projectmanagement.

 

Een bijdrage van Jan-Floor Troost Oppelaar.