Heb jij echt begrepen wat de opdrachtgever wenst en graag zou willen hebben? Hoe heb je dat laten zien? Heb jij de bevestiging hiervan ontvangen van je opdrachtgever? Les 1 van projectmanagement: ‘Nooit aannames doen’. Dat begint al in de initiatiefase van het project met het opstellen van het Projectvoorstel.

Volgens het boekje
Wereldideeën, mooie vooruitzichten, de bekende punt aan de horizon en kansen die gepakt moeten worden door opdrachtgevers: uiteindelijk allemaal doelen die bereikt kunnen worden met het juiste projectresultaat. Daarvoor staan wij als projectmanagers aan de lat.

Al bij het opzetten van een project moet het einddoel helder zijn. Zo kunnen de specialisten bepalen met welk projectresultaat de opdrachtgever in staat wordt gesteld zijn of haar doel te kunnen behalen. Beschrijf bij de start met eigen woorden in het projectvoorstel wat jij denkt dat het einddoel is, wat je hiervoor aan resources nodig hebt, wat de planning en kostenraming is. Maak jouw aannames expliciet, schrijf ze op en toets deze bij de opdrachtgever. Stel zo nodig bij, laat het opnieuw goedkeuren en jij hebt jouw projectopdracht op zak.

Are we on the same page?

De praktijk is weerbarstiger….
Menigmaal heb ik in een rol van BID-Manager onder andere Europese aanbestedingen moeten begeleiden en, bij gunning, het project moeten managen. Dan gaat bovenstaande ineens niet meer op: je hebt beperkt kunnen toetsen of jouw visie van het einddoel overeenkomt en ook wat betreft planning, resources en budget zijn aan het project beperkingen opgelegd. Als je al jouw aannames expliciet zou maken, kan dat als ‘niet meedenkend’ en ‘negatief’ bij de uitvragers overkomen.

De kunst is dus om een offerte, met projectvoorstel, op te stellen, waarmee je de opdrachtgever ‘verleidt’ om jullie de opdracht te gunnen en waarmee je jezelf genoeg ruimte geeft om opnieuw te toetsen. Dat laatste kan eenvoudig in een kick-off, bilaatje, workshop etc., maar de crux zitten hem in de uitwerking van het bijgestelde projectvoorstel.

On the same page
Wederom, hou het doel goed voor ogen en ga dan na met je senior specialisten hoe je die, met de middelen die voor het project ter beschikking zijn gesteld, kunt opleveren. Zorg dat scope, kwaliteit, tijd en budget op elkaar blijven afgestemd. Weet wat de opdrachtgever echt nodig heeft en ook waarom en leg dat in eenvoudige bewoordingen uit. Weet ook wat je in eerste instantie in de offerte hebt opgeschreven en ben je bovendien bewust van het waarom; waarom dit is gedaan en waarom moet dit aangepast worden. Geef daarbij ook een alternatief dat werkzaam is en laat de opdrachtgever het besluit nemen.

Feitelijk ga je op zoek naar een tweede toetsmoment en een projectvoorstel v. 2.0. Daarmee zorg jij, in je rol als projectmanager, ervoor dat je ‘on the same page’ bent met de opdrachtgever. Pas dan kun jij als projectmanager je verantwoording nemen voor het op te leveren resultaat. Waarschijnlijk was je, omwille van allerlei goede externe redenen, al begonnen aan het project, maar vanaf dit moment is het werk gedekt.

Rob Matser senior projectmanager bij B-Next

Auteur: Rob Matser
Rob Matser (1973) heeft bijna twee decennia ervaring als senior projectmanager van IT-trajecten en is werkzaam bij B-Next. Vanaf 2000 is hij werkzaam in de IT en heeft hierin het klassieke pad gevolgd van systeembeheerder naar senior projectmanager.

Gepubliceerd in Blog,IPMA Blog
0 Reacties

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

Neem contact op

Heb je een vraag aan IPMA? Stel je vraag hier direct!

Versturen

©2018 IPMA Nederland platform projectmanagement

Log in met je gegevens

of    

Gegevens vergeten?

Create Account