projectplanning

Een projectmanager zonder projectplan is geen projectmanager. Het projectplan is voor een projectmanager als het draaiboek voor een filmregisseur. Maar hoe maak je zo’n plan? Een regulier projectplan schrijven met doelstelling, scope, aanpak, planning, budget en risico’s lukt meestal nog wel. Maar hoe zorg je ervoor dat dit plan daadwerkelijk alle ingrediënten bevat om niet alleen een resultaat te bereiken, maar ook een effect teweeg te brengen? Veel projecten hebben te maken met informatietechnologie, bijvoorbeeld het vervangen van software applicaties. Het resultaat is de nieuwe software. Het gewenste effect is optimale ondersteuning van de bedrijfsprocessen en daarmee verminderen van het aantal handmatige acties.

Het realiseren van het projectresultaat lukt vaak wel. Het project wordt – soms met vertraging en allerlei gedoe – opgeleverd, maar dan houdt het op. Een half jaar later blijkt dat de software niet optimaal aansluit bij de processen en niet goed gebruikt wordt. De continuïteit van de bedrijfsprocessen is door de nieuwe software gewaarborgd, maar er is géén meerwaarde gecreëerd!

Hoe zorgen we dat we het gewenste effect wel behalen? In het projectplan nemen we niet alleen de projectorganisatie en sponsororganisatie op, maar ook de gebruikersorganisatie. De sponsororganisatie is de directie, de opdrachtgevers die resources beschikbaar stellen. De gebruikersorganisatie is de club waar we het voor doen. Dit zijn de mensen die uiteindelijk het resultaat van het project in ontvangst en in gebruik nemen. Als dit laatste een succes is, is de kans groot dat ook het gewenste effect van het project bereikt wordt.

De sleutel tot het succes van het project ligt dus bij de gebruikersorganisatie. Uiteraard moet wel de basis van het project op orde zijn. Dat wil zeggen dat de ‘harde’ kant van het project geborgd moet zijn en goed uitgevoerd moet worden. Management op scope, planning, budget en risico’s moet dus op orde zijn en vastliggen in het projectplan. De ‘zachte’ kant van het project, de menselijke kant, is minstens zo belangrijk en krijgt vaak te weinig aandacht. De menselijke kant is voor de vaak rationele projectmanager redelijk onbekend terrein.

In een goed projectplan dient verandermanagement een plaats te krijgen. Verandermanagement heeft te maken met het voorbereiden van de gebruikersorganisatie op de change. Dit gebeurt door het betrekken van de gebruikersorganisatie bij het project (change-agents) en door naar deze ervaringsdeskundigen te luisteren. Daarnaast is betrouwbare en regelmatige communicatie belangrijk, gevolgd door trainingen en de borging door begeleiding bij de go-live van het project.

Een resultaat bereiken kunnen we allemaal wel, maar daadwerkelijk de meerwaarde creëren die met het project beoogd is, dat is de kunst!

Gepubliceerd in Blog,IPMA Blog
0 Reacties

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

Neem contact op

Heb je een vraag aan IPMA? Stel je vraag hier direct!

Versturen

©2018 IPMA Nederland platform projectmanagement

Log in met je gegevens

of    

Gegevens vergeten?

Create Account