IPMA-NL interviewt projectprofessionals

Elke maand stellen we bij IPMA-NL een aantal prangende (en minder prangende) vragen aan een projectprofessional. Iemand met een bijzondere functie of uitdaging, iemand met een uitgesproken visie op het vak, iemand met veel, of juist nog helemaal niet veel, ervaring. Elke maand dezelfde vragen, maar een andere professional. Het thema van de nieuwsbrief van IPMA-NL waarin dit interview verschijnt, is Professionalisering en vakmanschap.

Deze keer: Erik Gort, Global Project Portfolio Director Innovation Ingredients bij FrieslandCampina.
Erik is de eerste IPMA A gecertificeerde Project Portfolio Director in Nederland

Erik over zijn rol:

“Ik zorg dat we keuzes maken op drie niveaus van portfolio’s. Op individuele portfolio’s, op portfolio’s over een heel marktsegment, en op het niveau van de hele business group Ingrediënts van FrieslandCampina. Ik help de MT’s en portfolio owners om keuzes te maken.”

Welk muzieknummer beschrijft jou het beste en waarom?

“Dat is een mooie vraag. Dat is Soldier on van Direct. Dat heeft te maken met mijn achtergrond. Ik ben 15 jaar landmachtofficier geweest bij de luchtmobiele brigade. Tijdens de veteranendag In juni hebben ze dit nummer in de Ridderzaal ten gehore gebracht.

Het nummer gaat over mensen anders zijn of ergens in durven op te vallen.  Het slaat voor mij  ook op het PPM landschap. Met name portfoliomanagement is een gevecht om dat goed op de kaart te zetten binnen heel veel bedrijven. Projectmanagement kent men wel en programmamanagement ook nog wel, maar portfoliomanagement is toch nog het zorgenkindje.”

Wat zijn jouw ambities/uitdagingen voor de komende 5 jaar?

“Dat is  portfoliomanagement nog meer op de kaart te zetten ook FrieslandCampina breed.

We doen dat nu per business group. Er valt nog zo veel winst te behalen in het keuzes maken tussen projecten in de plaats van de projecten goed te doen. Daar ligt mijn grootste uitdaging en mijn ambitie.

Ik denk dat we over vijf jaar veel verder zijn om op een hoger niveau de keuzes te maken. Nu doen we dat vaak op het niveau van een land, of van een individuele portfolio, en zelfs daar lukt dat niet altijd even goed. Het gaat er om dat je dat gecascadeerd doet. FrieslandCampina heeft een strategie en een business group heeft een strategie, die vertaal je dan terug naar de vraag: wat moeten die portfolio’s daar aan bijdragen? We stoppen dan met het praten over individuele projecten en we praten dan alleen maar over een set van projecten en wat daar dan voor nodig is: Hoeveel geld heb ik nodig, hoeveel mensen heb ik nodig om die ambitie te realiseren? Resources zijn beperkt; dus dan komt het aan op maken van keuzes: wat doen wel en wat doen we dus niet (meer) of nog niet.”

“Portfoliomanagement is strategy into action.” 

Hoe denk je dat je beste vrienden je zouden beschrijven als ze maar 3 woorden mochten gebruiken?

“Ik denk dat zij mij volhardend, sportief en een beetje vrolijk gek zouden noemen.

Ik geef niet zo snel op en houd ook wel van een fysieke uitdaging. Over twee dagen hang ik weer ergens aan een bergwand te bungelen in Italië.

Dat is klettersteig, waar je al lopend en klimmend, wel gezekerd, probeert te top te bereiken.”

En hoe zit dat met de mensen die met jou werken?

“Ik denk dat die mij omschrijven als ‘vaak zwart-wit en soms ook heel grijs’, ‘duidelijk’, ‘die geeft niet snel op’ en ‘passie voor PPM’.”

Welke grote ontwikkelingen verwacht jij de komende jaren te zien in het vakgebied projectmanagement? 

“Ik verwacht dat we nog meer integratie gaan krijgen tussen de verschillende manieren van werken die er zijn binnen projectmanagement, zoals traditioneel, agile en lean werken. En dat gaat wat doen met portfoliomanagement. De vraag is: Hoe zorg je dat je al die initiatieven zo bij elkaar brengt dat je daarop kan sturen? Ik denk dat daar nog heel wat ontwikkeling op gaat plaatsvinden. 

Portfoliomanagement is keuzes maken over wat je nog wel gaat doen en wat niet op basis van portfolio data van de projecten, waarbij je rekening houdt met input die je krijgt vanuit de markt of vanuit de technologie of bijvoorbeeld de vermindering van resources. Ook bij agile werken valt er een keuze te maken of we verder gaan met dit initiatief of niet. Er is nog veel winst te behalen om daar constant goede keuzes in te maken.

Ik denk dat we portfoliomanagement gewoon serieus moeten gaan nemen. Nu gebeurt het nog vaak dat iemand zegt: ‘Maar dat project moet gewoon’, zonder dat er een onderbouwing ligt waarom dat dan ook echt moet ten opzichte van de andere projecten. Wat maakt nu dat dit project veel belangrijker is of veel meer gaat opleveren of complexer is dan de andere projecten? We kunnen daarin veel meer gefundeerd keuzes maken in plaats van te luisteren naar de hardst roepende.

Er worden nu wel keuzes gemaakt, maar vaak op een deelgebied en niet over het geheel. Laat nu eens het idee los van individuele projecten en stel jezelf de vraag: hebben we nu de juiste set aan initiatieven om over drie jaar het verschil te maken in de markt? 

Kijk dan serieus naar: Wat heb ik aan de initiatieven in de portfolio? Doe ik niet te veel? Levert het genoeg waarde op? Heb ik de juiste balans tussen alle lopende initiatieven? En doe ik dan de juiste dingen? Om dat met een ‘heartbeat’ meerdere keren per jaar te doen is nog een hele uitdaging.”

Klik op de afbeelding voor videofragment

Wat weet je nu over het vakgebied of over jouw functie dat je had willen weten toen je net begon?

“Toen ik 8 jaar geleden begon bij FrieslandCampina had ik meer marktkennis willen hebben. De tools, de methodieken en strategische scoringsmodellen waar je mee komt moeten goed passen in de markt waarin je opereert. Daar had ik wel meer over willen weten toen ik vanuit Defensie in FrieslandCampina stapte. Dat was een heel grote wereld van verschil. Ik was binnen Defensie al begonnen met portfoliomanagement en ik ging in 2012 binnen FrieslandCampina bij Research aan slag. Dat is een totaal andere omgeving. Ik kende die markt nagenoeg niet. De reden dat ze me daar aannamen was dat ze veel meer discipline wilden hebben in alle initiatieven die er liepen, zodat de onderzoeken beter zouden bijdragen aan de strategie op de lange termijn.”

 

Wat zou je de nieuwe generatie projectprofessionals willen meegeven?

“Ik wil de vraag graag beantwoorden voor portfolio professionals: zorg dat de strategie helder is. 

Want zonder een duidelijke strategie met een ‘wat’ en een ‘hoe’ blijft het de vraag of je de juiste keuzes maakt en dus de juiste dingen aan het doen bent.

Je wilt met die set aan projecten waarde gaan toevoegen aan de organisatie. Om dat te kunnen beoordelen moet je uitzoomen en loskomen van die individuele projecten en dat tegen de strategie van je organisatie aanhouden. Als er geen strategie is kun je eigenlijk geen portfoliomanagement doen.

Die jonge professional zal de vraag moeten gaan stellen aan het senior management. Wat wil je dan bereiken? Hoe ziet dat er dan uit? En hoeveel levert dat op over 3, 5  of 7 jaar? Hoe ziet de markt er dan uit? Hoe wil je daar komen? Dat kun je dan vertalen naar kpi’s en doelstellingen. Dan bekijk je hoeveel projecten je daar voor nodig hebt en wat die projecten individueel moeten opleveren. Hij of zij moet dus leren de juiste vragen te stellen en die vertaalslag te maken.

“Ik stel zelf vaak graag meerdere malen de  vraag: ‘Waarom?’ 

Wat zie je als belangrijkste uitdaging voor hen?

“Ik denk dat de professionals die nu starten heel goed in staat zijn om duidelijke analyses te maken, daar programma’s voor te gebruiken en goed inzicht te geven. De uitdaging voor hen is om die analyses en inzichten terug te brengen tot hapklare brokken en adviezen te geven waarmee besluiten kunnen worden genomen. Maak daarmee duidelijk welke keuzes het management heeft te maken. Kortom: van informatie naar concrete voorstellen”

Waar let jij op als je een projectprofessional aanneemt?

“Ik kijk heel erg naar de mens. Hoe past iemand in de groep? Durf hij of zij kritisch te zijn op wat we aan het doen zijn? Ik vind het heel belangrijk dat je samen het team bouwt en ownership neemt en dat iemand daar in past.”


We praten door over het thema Professionalisering en vakmanschap


Hoe kijk je aan tegen de manier waarop professionalisering van ons vakgebied is georganiseerd?

“Ik denk dat het vakgebied van portfoliomanagement onderontwikkeld is. Daar is nog veel winst in te behalen.

Dat begint met in te zien dat je als MT echt een PPM manager nodig hebt die je er bij helpt om keuzes te maken. In mijn vakgebied zorg ik dat anderen besluiten gaan nemen op basis van alle data en inzichten die ik geef.

Zo zitten we binnenkort weer samen met de Innovation governance board, het hoogste niveau van portfoliomanagement binnen de business group. Vooraf kijken we dan samen met de president en de financial director van de business group hoe gaan we zorgen dat we de juiste keuzes maken tijdens die meeting.

Wat er op dit moment bestaat is MoP Portfolio Management van Axelos. Dat geeft je een raamwerk hoe je dat doet, maar het is eigenlijk alleen maar theorie. Het zegt niets over hoe je in de praktijk een portfolio board organiseert en hoe je zorgt dat je die mensen een besluit laat nemen. Dit is een reden waarom we zelf  binnen FrieslandCampina een training Portfoliomanagement hebben opgezet. Er werken zo’n 60 PPM managers (in deeltijd) binnen ons bedrijf die hierin worden opgeleid. Ook portfolioboard members kunnen deze training volgen. Er is extern weinig te vinden op dit gebied.”

Wat doe je zelf aan professionalisering?

“Er is een groep van portfoliomanagers in Nederland die regelmatig bij elkaar komt. Dat wordt georganiseerd door een collega van mij. Een reden dat ik IPMA ben gaan doen is om te toetsen bij mijzelf of ik wel de juiste dingen doe, of ik daar de juiste competenties voor heb en waar ik nog op kan verbeteren. Ik heb daarvan geleerd dat ik heel veel dingen wel goed doe, maar ook kritisch moet blijven op hoe ik dingen doe. Ik kan daar nog een stap verder in zetten door nog goed door te vragen en niet dingen op hun beloop te laten, maar een duidelijke keuze te maken. Door de vragen die gesteld werden kwam naar boven dat we de governance structuur tussen innovatie en supply chain nog beter in elkaar moeten draaien.”

Wordt portfoliomanagement wel voldoende als vak gezien?

“Nee, ik denk het nog niet” antwoord Erik volmondig op deze vraag.

“Het aantal mensen dat gecertificeerd is op portfoliomanagement is nog geen 1% van het aantal dat is gecertificeerd op project- en programmamanagement. Dat geeft het al aan. Heel veel bedrijven zien nog niet wat portfoliomanagement kan opleveren door de juiste keuzes te maken. Het is juist zo belangrijk om eerst te focussen op “de juiste dingen” in plaats van “de dingen juist doen” en daar is portfoliomanagement voor nodig. 

Er is een hbo en een master opleiding in projectmanagement. Zet daar portfoliomanagement daar maar bij. Ik heb zelf een opleiding in verandermanagement gevolgd. Dat gaat allemaal over veranderinitiatieven. Verandering breng je met project-, programma en portfoliomanagement. Dat hoort allemaal integraal bij elkaar. Het kan niet zonder elkaar. Verandermanagement en portfoliomanagement zitten dicht bij elkaar. PPM maakt daar integraal onderdeel vanuit. Het gaat ook om de zachte kant daarvan.  Hoe krijg je al die mensen mee als je een nieuwe manier van kaas maken introduceert, terwijl we al meer dan 100 jaar gewend zijn het op dezelfde manier te doen?”

Wat is voor jou de waarde van certificering?

“Voor mij was dat om mezelf een spiegel voor te houden.: Hoe doe ik het nou eigenlijk als PPM manager? Om daar zelf kritisch naar te kunnen kijken en iemand anders te hebben die daar naar kijkt.

Het certificaat helpt me ook erkenning te geven aan mijn ervaring en wat ik heb geleerd. Ook binnen ons bedrijf geeft het aan dat je het innovatie portfoliomanagement, zoals wij dat doen, een stempel kunt geven, doordat er een gecertificeerde portfoliomanager op zit. We kunnen aan onze partners en klanten laten zien op welke manier wij de juiste keuzes maken, die ook goed voor hen zijn.

Het helpt natuurlijk ook om een eventuele volgende stap te maken.”

Wat zou er moeten gebeuren om het IPMA certificaat meer erkenning te geven in de markt van opdrachtgevers en HR professionals?

“Ik ben het er mee eens dat het meer bekendheid zou moeten krijgen, maar hoe, dat zou ik niet zo weten. Toen ik intern bekend maakte dat ik het certificaat had behaald, vroegen veel mensen: ‘Wat is dat IPMA eigenlijk?’. Het bleek dat veel mensen het niet kenden. Ook de HR professionals kenden het niet. Mensen die IPMA B hebben gedaan zeggen ‘Ik heb het nu wel, maar HR of het management kent het niet eens en het brengt me nu niet een stap hoger’  Daar is dus echt nog wat in te doen. Je zou heel gericht aan de HR community moeten uitleggen wat het vakgebied inhoudt: Wat doet een PPM manager, wat levert het op en waarom is het belangrijk dat hij of zij een IPMA certificering heeft?”


Interviewer: Arjan van Bommel, IPMA-NL


Berichten van deze nieuwsbrief

0 Reacties

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

©2020 IPMA Nederland - Platform Projectmanagement

Neem contact op

We zijn nu niet online. Maar je kan ons een email sturen, dan nemen we zo spoedig mogelijk contact op.

Versturen
We zijn de site aan het aanpassen aan ons nieuwe logo en kleurstelling. Je ziet nog oude en nieuwe kleuren naast elkaar.
+ +

Log in met je gegevens

Gegevens vergeten?