De voordelen van organisatievolwassenheid

Onderzoeken van onder andere het Project Management Institute hebben aangetoond dat groei in organisatievolwassenheid allerlei voordelen op kan leveren voor uw organisatie waaronder:

1. Hogere tevredenheid van uw managers en medewerkers.
2. Hogere klanttevredenheid.
3. Toegenomen voorspelbaarheid van het portfolio van projecten en veranderingen.
4. Toegenomen realisatie van goedgekeurde Business Cases.
5. Continuïteit en verbeterde concurrentiepositie.

Toch blijkt dat het ontwikkelen van een volwassen project- en veranderorganisatie niet voor elke organisatie zo vanzelfsprekend is als men graag zou wensen.

P3M3 Organisatievolwassenheid

P3M3 (Project Programme Portfolio Management Maturity Model) maakt een onderscheid tussen vijf volwassenheidsniveaus:

1. Awareness (ad hoc, heroïsch, incidenteel, intentioneel).
2. Repeatable (gedefinieerde processtandaards geborgd op initiatiefniveau).
3. Defined (uniforme processtandaards op maat toegepast en geborgd).
4. Managed (systematisch reactief verbeteren).
5. Optimized (systematisch proactief verbeteren).

Met elke stap naar een hoger volwassenheidsniveau wordt de variatie in uitkomsten ten opzichte van geplande doelstellingen kleiner en dus de voorspelbaarheid groter.

Enkele symptomen van lage organisatievolwassenheid

Tijdens onze P3M3-assessments komt vaak naar boven dat organisaties ongewild blijven steken tussen P3M3 niveaus 1 en 2. Hierdoor blijven de verwachte voordelen zoals opgesomd in het begin van dit artikel achter. We zien onder meer de volgende symptomen:

1. Processen worden als bureaucratisch en vertragend ervaren in plaats van versnellend en wendbaar.
2. Sponsorship en businessvertegenwoordiging schieten tekort waardoor veranderinitiatieven vooral output gedreven in plaats van benefits gedreven zijn.
3. De voordelen en het rendement van professionalisering kan niet worden aangetoond waardoor het draagvlak voor een veranderde werkwijze verzwakt.

Een proces dat je niet volgt, kun je ook niet verbeteren

Wanneer een organisatie de correlatie tussen de werkwijze en haar prestaties kan besturen, dan heeft ze een vermogen om zichzelf steeds verder te verbeteren. Wanneer een organisatie processen ontwikkelt die ze niet gebruikt dan kan de effectiviteit van deze processen ook niet worden beoordeeld en verbeterd. Hierdoor ontbreekt een basis voor systematische prestatieverbetering.

Waarom blijven organisaties vaak steken tussen P3M3 niveaus 1 en 2?

1. Een eerste reden is dat organisaties vaak niet weten aan welke eisen precies moet worden voldaan om P3M3 niveau 2 te bereiken. 
2. Een tweede reden is dat er geen onafhankelijke borging wordt geleverd bij de verbetering. Hierdoor treedt “confirmation bias” of “self-serving bias” op en worden veranderingen op onjuiste aannames gebaseerd. 
3. Uit onze P3M3 assessments blijkt ook dat organisaties zichzelf vaak meer dan een niveau hoger inschatten dan dat ze werkelijk staan.

Wat is er nodig voor het bereiken van P3M3 niveau 2?

1. In grote lijnen betekent P3M3 niveau 2 dat projecten (of programma’s of portfolio’s) niet worden uitgevoerd en voort gezet zonder dat aan minimale procesvereisten wordt voldaan. 
2. Daarbij wordt invulling gegeven aan een set van 7 procesperspectieven waaronder Resource Management en Benefits Management en 12 generieke perspectieven waaronder Assurance en Gedrag. 
3. Zowel de harde als zachte factoren worden geanalyseerd tijdens onze P3M3 assessments.

De grootste uitdaging: de stap van P3M3 niveau 1 naar niveau 2

1. De stap van P3M3 niveau 1 naar P3M3 niveau 2 blijkt over het algemeen de grootste uitdaging. 
2. En dat is vaak niet wat mensen verwachten. Vaak zijn ze gericht op de hogere volwassenheidsniveaus terwijl ze zich nog tussen P3M3 niveaus 1 en 2 bevinden. 
3. Het realiseren van P3M3 niveau 2 vereist een gecoördineerde verandering in denken en doen van alle betrokkenen die nodig zijn voor het realiseren van Business Cases. 
4. Niet alleen van projectmanagers maar ook de sponsoren, businessmanagers en -teams, stafafdelingen, de directie of het bestuur. 
5. De uitkomst van deze stap is commitment van de organisatie inclusief haar leiderschap aan een procesmatige aanpak van projecten en veranderingen. 
6. Met het bereiken en bevestigen van P3M3 niveau 2 is de basis is gevestigd voor een systematische verbetering van de organisatievolwassenheid en verwachte prestatieverbeteringen.

Gedragen en aantoonbaar effectieve processen

Wilt u de processen voor het management van de projecten, veranderingen en portfolio’s van uw organisatie verder verbeteren zodat deze:

1. Praktisch toepasbaar, duidelijk en verbeterbaar zijn?
2. Aansluiten bij de ervaring competenties van uw management en medewerkers?
3. De aandacht bij de inhoud en business houden in plaats van dat ze ervan afleiden?
4. Succesvolle verandering versnellen in plaats van vertragen?

Het zijn vragen die tot nadenken stemmen. Het rijke, open en verbindende gesprek erover leidt tot direct toepasbare inzichten voor je eigen organisatie of afdeling. En dat is precies het maatwerk dat wij beogen! Wilt u ook meer rendement realiseren uit uw investeringen in project-, portfolio- en verandermanagement? Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden voor uw organisatie en teams te bespreken.